Normalmente los procesos de selección se gestionan a partir de una herramienta interna o un programa especifico, pero cuando esto no sucede siempre tenemos “Excel” a nuestra disposición.

Una plantilla Excel para gestionar un proceso de selección

En un proceso de selección es normal que el volumen de candidatos sea alto, por eso es importante tener todo registrado y bajo control. Esta plantilla puede facilitar en gran medida cuando no se cuenta con una herramienta propia de gestion de candiadtos en un proceso de selección.

¿Qué funcionalidades tiene la plantilla Excel Proceso de Selección?

Con esta plantilla puedes gestionar los candidatos que pasan por tu proceso de selección. Con esta plantilla podrás:

  • Registrar los candidatos desde el primer contacto.
  • Registrar el avance en Primera Entrevista y Segunda Entrevista (Final).
  • Recoger comentarios a destacar en cada entrevista realizada.
  • Registrar aquellos candidatos que superan todas las entrevistas.
  • Reporte en porcentaje de entrevistas realizadas para cada posición.
  • Reporte de candidatos que han superado todas las entrevistas.
  • Marcar objetivos a conseguir en el proceso de selección.
  • Reporte de personas que finalmente debemos enviar nuestra carta de oferta de trabajo.
  • Contador de personas finalistas.

¿Cómo configurar la paltilla excel a mis necesidades?

Una vez que tienes la plantilla en tu poder debes habilitar el uso de maros, para ello puedes hacerlo haciendo click en el mensaje superior que aparece en Excel (Habilitar macros) nada más abrir la plantilla. En caso de que este mensaje no aparezca puedes consutar cómo habilitar las macros aquí. (Habilitar macros en excel)

Una vez tenemos nuestra plantilla excel Proceso de Selección activada con macros habilitados, tenemos que configurar los paneles a nuestras necesidades. Este proceso es sencillo y no es necesario tener conocimientos altos en Excel, solamente tienes que seguir los siguientes pasos:

> Primero: Definir las posiciones que voy a necesitar cubrir

Define cuales son las posiciones que tienes vacantes y quieres cubrir; por ejemplo:

  • Java Desarrollador
  • UX UI Diseñador

Para el ejemplo usaremos estas dos posiciones, pero en caso de que fueran más posiciones solo tendrás que repetir este proceso varias veces.

1- Configura la Lista Desplegabe

En la primera hoja de tu plantilla Excel Proceso de Selección debemos configurar la lista desplegable de las categorias

Estas categorias nos servirán para el funcionamiento correcto de la plantilla. Dentro de la barra de herramientas en la pestaña de “Datos” tenemos que ir a la opción de validación de datos que se corresponde con la tecla marcada con circulo rojo en la captura de pantalla.

No olvides seleccionar la columna de Categoria hasta el último valor de la columna. (Ctrl + Alt + Felcha hacia abajo)

Ahora sí, procedemos a validar los datos:

En la ventana que aparece seleccionamos el criterio de validación mediante Lista. Seleccionamos el origen de los datos personalizando con nuestra propia selección, es decir, las posiciones que queremos cubrir en nuestro proceso de selección, en este caso pondriamos JAVA DESARROLLADOR; UX UI DISEÑADOR.

Pulsamos Aceptar. Ahora ya tenemos nuestras cagetorias definidas.

2- Configurar la seccion “STATISTICS”

Esta parte es importante para que nuestra plantilla funcione correctamente a la hora de devolvernos la información que nos es útil durante e proceso de selección. Tenemos que guiar a Excel para que lea las posiciones correctas para eso utilizamos las fórmulas y cambiamos solamente las antiguas categorias por las nuevas. En caso de tener más posiciones simplemente bastará con (Copiar y Pegar)

Lo primero vamos a escribir las posiciones que vamos a cubrir:

En caso de haber más posiciones solo hay que seleccionar las filas y arrastar copiando todas las fórmulas hacia abajo.

Ahora hay que cambiar la fórmula indicando a Escel cual es la categoria que tiene utilizar. Para ello seleccionaremos las celdas de Entrevistados y Finalistas para cambiar la categoria que nuestr plantilla excel debe leer.

Debemos cambiar en cada celda la categoria anterior por la categoria nueva que estamos trabajando. Debemos repetir este procedimiento en todas las celdas de Enrevistados.

Realizamos el mismo proceso en la columna de Finalistas.


3- Actualizar datos y completar plantilla

Por último ya solo queda actualizar los datos en la última pestaña de “TO HIRE” y estará todo listo para utilizar la plantilla.

Descargar Plantilla Excel Proceso de Selección

Para descargar la Plantilla Excel Proceso de Selección tan solo tienes que pulsar el botón y aparecerá tu archivo descargable.


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